113
affärsfrågor samt resultat, kassaflöde och balansräkning
för sina respektive enheter. Affärsområdena är i sin tur
organiserade i olika sektorer med ansvar för löpande
affärsfrågor. Styrningen sker genom internstyrelser
som sammanträder fyra gånger per år. AAK:s VD är
ordförande vid mötena. Andra befattningshavare är
adjungerade vid behov. I samtliga länder där AAK har
dotterföretag finns en legal landschef. Landschefens
uppgift är bland annat att representera AAK gentemot
myndigheter i landet, samordning av driftplats, organisation
och koncerngemensamma processer/projekt
samt att säkerställa att koncerngemensamma riktlinjer
efterlevs. För varje sådant land har en medlem av
koncernledningen utsetts med ett övergripande ansvar
för verksamheten. Denne är överordnad landschefen
och fungerar i de flesta fall som styrelseordförande i de
lokala legala styrelserna.
Styrelsens beskrivning av den interna kontrollen och
riskhanteringen avseende den finansiella rapporteringen
Bolagets styrelse ansvarar för AAK:s interna kontroll
vars övergripande syfte är att skydda ägarnas investering
och bolagets tillgångar. Styrelsen ska i ett särskilt
avsnitt i denna bolagsstyrningsrapport lämna en
beskrivning av hur den interna kontrollen och riskhanteringen
avseende den finansiella rapporteringen är
organiserad. Intern kontroll avseende den finansiella
rapporteringen är en process som involverar styrelse,
koncernledning och personal.
Processen har utformats för att utgöra en försäkran
om tillförlitligheten i den externa rapporteringen. Enligt
allmänt accepterade ramverk som etablerats för detta
ändamål, beskrivs den interna kontrollen vanligen ur
fem olika aspekter, vilka beskrivs nedan. Kontrollmiljön
är basen för internstyrning och kontroll. Riskbedömning
och riskhantering innebär att ledningen är medveten
om och själv har bedömt och analyserat risker och hot i
verksamheten.
Kontrollaktiviteter är de åtgärder och rutiner som
ledningen utformat för att förebygga uppkomsten av
fel respektive upptäcka och åtgärda inträffade fel. För
att enskilda arbetsuppgifter ska kunna utföras på ett
tillfredsställande sätt krävs att personalen i en organisation
har tillgång till aktuell och relevant information.
Den sista modulen i modellen avser uppföljning av
den interna styrningen och kontrollens utformning och
effektivitet.
Kontrollmiljö
AAK:s organisation är utformad för att möjliggöra ett
snabbt beslutsfattande. Operativa beslut fattas därför på
affärsområdes- eller dotterföretagsnivå, medan beslut
om strategier, förvärv och övergripande finansiella
frågor fattas av bolagets styrelse och koncernledning.
Organisationen präglas av en tydlig ansvarsfördelning
samt väl fungerande och inarbetade styr- och kontrollsystem,
vilka omfattar samtliga enheter inom AAK.
Basen för den interna kontrollen avseende den
finansiella rapporteringen utgörs av en övergripande
kontrollmiljö där organisation, beslutsvägar,
befogenheter och ansvar har dokumenterats och
kommunicerats i styrande dokument, till exempel i
AAK:s finanspolicy, råvaruinköpspolicy samt manual för
den finansiella rapporteringen och i den attestordning
som VD fastställer. AAK:s ekonomifunktioner är integrerade
genom ett gemensamt konsolideringssystem
samt gemensam redovisningsinstruktion. Koncernens
ekonomifunktion har ett nära och väl fungerande
samarbete med dotterföretagens controllers avseende
bokslut och rapportering.
Som en komplettering till den interna kontrollen utförs
enligt en särskild plan genom koncernens centrala
ekonomifunktion i samarbete med en oberoende extern
internationell revisionsbyrå på roterande basis en årlig
granskning av några enheter i koncernen. AAK har
valt att inte etablera en särskild granskningsfunktion
(internrevision) då ovan nämnda funktioner väl fyller
denna uppgift. Samtliga AAK:s dotterföretag rapporterar
månadsvis. Rapporteringen utgör grunden för koncernens
konsoliderade finansiella rapportering. Inom varje
legal enhet finns en ansvarig controller som svarar för
respektive affärsområdes ekonomiska styrning och för
att de finansiella rapporterna är korrekta, kompletta och
levereras i tid inför koncernrapporteringen.