Kontrollmiljö
AAK:s organisation är utformad för att möjliggöra ett snabbt
beslutsfattande. Operativa beslut fattas därför på affärsområdes-
eller dotterföretagsnivå, medan beslut om strategier, förvärv och
|YHUJULSDQGH¿QDQVLHOODIUnJRUIDWWDVDYERODJHWVVW\UHOVHRFK
koncernledning. Organisationen präglas av en tydlig ansvarsfördelning
samt väl fungerande och inarbetade styr- och kontrollsystem,
vilka omfattar samtliga enheter inom AAK.
%DVHQI|UGHQLQWHUQDNRQWUROOHQDYVHHQGHGHQ¿QDQVLHOOD
rapporteringen utgörs av en övergripande kontrollmiljö där organisation,
beslutsvägar, befogenheter och ansvar har dokumenterats
och kommunicerats i styrande dokument, till exempel i AAK:s
¿QDQVSROLF\UnYDUXLQN|SVSROLF\VDPWPDQXDOI|UGHQ¿QDQVLHOOD
rapporteringen och i den attestordning som VD fastställer. AAK:s
ekonomifunktioner är integrerade genom ett gemensamt konsolideringssystem
samt gemensam redovisningsinstruktion. Koncernens
ekonomi har ett nära och väl fungerande samarbete med dotterföretagens
controllers avseende bokslut och rapportering.
6RPHQNRPSOHWWHULQJWLOOGHQLQWHUQDNRQWUROOHQXWI|UVHQOLJWHQ
särskild plan genom koncernens centrala ekonomifunktion i samarbete
med en oberoende extern internationell revisionsbyrå på
roterande basis en årlig granskning av några enheter i koncernen.
AAK har valt att inte etablera en särskild granskningsfunktion
(internrevision) då ovan nämnda funktioner väl fyller denna uppgift.
6DPWOLJD$$.VGRWWHUI|UHWDJUDSSRUWHUDUPnQDGVYLV5DSSRUWH-
ULQJHQXWJ|UJUXQGHQI|UNRQFHUQHQVNRQVROLGHUDGH¿QDQVLHOOD
UDSSRUWHULQJ,QRPYDUMHOHJDOHQKHW¿QQVHQDQVYDULJFRQWUROOHU
som svarar för respektive affärsområdes ekonomiska styrning
RFKI|UDWWGH¿QDQVLHOODUDSSRUWHUQDlUNRUUHNWDNRPSOHWWDRFK
levereras i tid inför koncernrapporteringen.
Riskbedömning och riskhantering
AAK-koncernen är genom sin internationella närvaro utsatt för
ett antal olika risker. Riskhanteringen inom koncernen styrs av
fastlagda policyer och rutiner, vilka årligen revideras av AAK:s
styrelse. Risker relaterade till råvara styrs av koncernens råvaruinköpspolicy.
Valuta-, ränte- och likviditetsrelaterade risker styrs
IUlPVWDY$$.V¿QDQVSROLF\,NRQFHUQHQVNUHGLWSROLF\IDVWVWlOOV
hanteringen av kredit- och kontraktsrisker. En effektiv riskhantering
förenar den operativa affärsutvecklingen med ägarnas och andra
intressenters krav på kontroll och en långsiktigt god värdeutveckling.
Riskhanteringen syftar till att minimera risker men också till att
säkerställa att möjligheter tillvaratas på bästa sätt. Riskhanteringen
omfattar följande riskområden: strategiska risker med avseende
SnPDUNQDGRFKEUDQVFKNRPPHUVLHOODRSHUDWLYDRFK¿QDQVLHOOD
ULVNHUHIWHUOHYQDGDYHWHUQDRFKLQWHUQDUHJHOYHUNVDPW¿QDQVLHOO
UDSSRUWHULQJ+XYXGNRPSRQHQWHUQDLULVNDUEHWHWlULGHQWL¿HULQJ
värdering, hantering, rapportering, uppföljning och kontroll. För
\WWHUOLJDUHLQIRUPDWLRQNULQJ$$.VULVNKDQWHULQJVHQRW
Kontrollaktiviteter
'HULVNHUVRPLGHQWL¿HUDWVDYVHHQGHGHQ¿QDQVLHOODUDSSRUWHULQJHQ
hanteras via bolagets kontrollaktiviteter. Kontrollaktiviteterna syftar
till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser. Hanteringen
sker både genom manuella kontroller i form av till exempel
avstämningar och inventeringar, automatiska kontroller genom
IT-systemen samt genom generella kontroller i den underliggande
IT-miljön. Detaljerade ekonomiska analyser av resultat samt
uppföljning mot budget och prognoser kompletterar de verksam-
KHWVVSHFL¿NDNRQWUROOHUQDRFKJHUHQ|YHUJULSDQGHEHNUlIWHOVHSn
rapporteringens kvalitet.
Information och kommunikation
)|UDWWVlNHUVWlOODIXOOVWlQGLJKHWRFKULNWLJKHWLGHQ¿QDQVLHOOD
rapporteringen, har koncernen riktlinjer för information och kommunikation
som syftar till att relevant och väsentlig information ska
utbytas inom verksamheten, såväl inom respektive enhet som till
och från ledning och styrelse. Policyer, handböcker och arbets-
EHVNULYQLQJDUDYVHHQGHGHQ¿QDQVLHOODSURFHVVHQNRPPXQLFHUDV
PHOODQOHGQLQJRFKSHUVRQDORFK¿QQVDWWWLOOJnHOHNWURQLVNWRFK
HOOHULWU\FNWIRUP6W\UHOVHQInUYLDUHYLVLRQVXWVNRWWHWUHJHOEXQGHW
återkoppling avseende den interna kontrollen. För att säkerställa
att den externa informationsgivningen blir korrekt och fullständig,
har AAK en av styrelsen fastställd informationspolicy vilken anger
vad som ska kommuniceras, av vem och på vilket sätt.
Uppföljning
Effektiviteten i processen för riskbedömning och genomförandet av
kontrollaktiviteterna följs upp kontinuerligt. Uppföljningen omfattar
både formella och informella rutiner som används av de ansvariga
på varje nivå. Rutinerna inbegriper uppföljning av resultat mot
EXGJHWRFKSODQHUDQDO\VHURFKQ\FNHOWDO6W\UHOVHQHUKnOOHU
PnQDGVYLVUDSSRUWHURPNRQFHUQHQV¿QDQVLHOODVWlOOQLQJRFK
utveckling. Vid varje styrelsemöte behandlas bolagets ekonomiska
situation och ledningen analyserar månatligen den ekonomiska
rapporteringen på detaljnivå.
Revisionsutskottet följer vid sina sammanträden upp den ekonomiska
redovisningen och får rapport från revisorerna avseende
deras iakttagelser.
Policydokument
AAK har ett antal policyer för koncernens verksamhet och dess
medarbetare. Bland dessa märks till exempel följande:
Etisk policy
Koncernens etiska riktlinjer har utarbetats i syfte att klarlägga
koncernens grundläggande inställning i etiska frågor såväl inom
koncernen som externt mot kunder och leverantörer.
Finanspolicy
.RQFHUQHQV¿QDQVIXQNWLRQDUEHWDUHIWHUHQDYVW\UHOVHQDQWDJHQ
instruktion som ger ramar för hur koncernens verksamhet ska
¿QDQVLHUDVVDPWKXUWLOOHHPSHOYDOXWDRFKUlQWHULVNHUVND
hanteras.
Informationspolicy
Koncernens informationspolicy är ett dokument som beskriver
koncernens generella principer för informationsgivning.
Miljöpolicy
Koncernens miljöpolicy ger riktlinjer för miljöarbetet inom
koncernen.